Falar em condomínio e assembleia condominial pressupõe pensar na figura dos condôminos, eles que são responsáveis por auxiliar o síndico na gestão do patrimônio comum do condomínio, com isso, reafirmamos a importância da participação ativa na gestão condominial e, podemos dizer, que as ferramentas tecnológicas propiciam que esta participação seja cada vez mais ativa.
As assembleias virtuais vêm em resposta a uma necessidade frente à pandemia, em que temos que manter o distanciamento social, elas vêm para viabilizar e dinamizar as assembleias condominiais.
Na data de 14/05/2020 foi aprovado pela Câmara dos Deputados, Projeto de Lei nº 1.179/2020, de autoria do Senador Antonio Anastasia, que estabelece o Regime Jurídico Emergencial e Transitório nas relações jurídicas de Direito Privado (RJET) no período da pandemia do Corona vírus (Covid-19), que foi transformado na Lei 14.010 de 10 de junho de 2020. (http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2019-2022/2020/Lei/L14010.htm).
Esta lei, em seu capítulo VIII, trata dos Condomínios Edilícios em seus artigos 12 e 13, assim, dispõe o artigo 12 e seu parágrafo único, in verbis:
“A assembleia condominial, inclusive para os fins dos arts. 1.349 [1] e 1.350 [2]do Código Civil, e a respectiva votação poderão ocorrer, em caráter emergencial, até 30 de outubro de 2020, por meios virtuais, caso em que a manifestação de vontade de cada condômino será equiparada, para todos os efeitos jurídicos, à sua assinatura presencial.
Parágrafo único. Não sendo possível a realização de assembleia condominial na forma prevista no caput, os mandatos de síndico vencidos a partir de 20 de março de 2020 ficam prorrogados até 30 de outubro de 2020.
E dispõe ainda em seu artigo 13: “É obrigatória, sob pena de destituição do síndico, a prestação de contas regular de seus atos de administração. ”
Podemos dizer que as assembleias virtuais podiam ser realizadas antes mesmo da aprovação desta lei e que se acredita que haverá um aumento no número de condôminos participantes nas assembleias de forma virtual. A participação democrática de um maior número de pessoas é algo salutar que faz toda diferença para a coletividade condominial, especialmente, em tempos de pandemia em que devemos nos manter reclusos e em afastamento social.
Segue um breve esboço de um possível passo a passo para a implementação das assembleias virtuais: primeiramente cabe ao síndico cadastrar o endereço de e-mail de todos os condôminos e os enviar um convite virtual para a participação na assembleia virtual, devendo haver o preenchimento de um cadastro pessoal, com a criação de login e senha para acesso. O condômino com seu login e com sua senha terão condições de participar da assembleia, debatendo e votando os assuntos da pauta do dia.
As assembleias virtuais podem ser realizadas por site ou aplicativo do condomínio; por software ou APP da administradora do condomínio ou, por meio de ferramentas mais populares, como o Google Meet e o Zoom.
Uma das funcionalidades do sistema é a compilação de dados dos condôminos e a computação dos votos de cada um frente aos temas propostos. Caberá à administradora do condomínio ou ao seu síndico o gerenciamento das discussões e das votações, buscando organizar e viabilizar que os pontos sejam tratados conforme a pauta.
Quanto à ata da assembleia esta deverá ser impressa, devidamente assinada pelo responsável e registrada em cartório, o que é de praxe atualmente, podendo até mesmo ser enviada digitalmente aos moradores e permanecer no site da administradora do condomínio armazenada para segurança dos atos.
Nada obsta que haja a assembleia em formato virtual, presencial ou em ambos (híbrida), mas para que haja validade jurídica da assembleia realizada em formato virtual alguns cuidados devem ser vislumbrados pelo síndico e pela administradora de condomínio, a saber:
- O edital de convocação para a assembleia – devem ser tomadas todas as cautelas para essa convocação, com ampla comunicação, permitindo que todos os condôminos tenham acesso à mesma;
- Pautas – é importante que haja pautas bem definidas e que a administradora do condomínio coordene o trabalho virtual proposto a fim de conceder maior segurança a todos os envolvidos e que a equipe de TI esteja pronta em caso de problemas técnicos;
- Direito de voz – faz-se necessário que o instrumento técnico utilizado pelo condomínio como plataforma digital para a reunião garanta que todos possam exercer direito à voz e ao voto e que haja mecanismos para bloqueio de votos aos inadimplentes;
- .Votações e o uso de procurações- recomenda-se a existência de um sistema que permita a votação e a contabilidade dos votos e, sendo possível que sejam utilizados certificados digitais para validação de assinatura eletrônica, evitando, assim, fraudes e, por fim,
- Registro e identificação – que seja tudo registrado e arquivado para a segurança jurídica de todos, com a identificação garantida por meio de certificação digital, login e senha, áudio e vídeo gravados.
Por fim, podemos dizer que as assembleias virtuais nada mais são do que a versão on line das reuniões presenciais, excelente opção inovadora para se evitar as aglomerações que ocorrem com as reuniões em condomínios. Nesse sentido, acreditamos que todo esse contexto vivenciado com a pandemia, pode ser visto como oportunidade para que os condomínios se adéquem ao mundo virtual.
Por fim, acredita-se que a assembleia virtual veio para ficar, que busquemos nos adequar a fim de implantar sistemas eficazes e que permitam que os condôminos tenham mais esta opção de participarem mais ativamente das decisões do condomínio.
[1] Art. 1.349 CC. A assembléia, especialmente convocada para o fim estabelecido no § 2º do artigo antecedente, poderá, pelo voto da maioria absoluta de seus membros, destituir o síndico que praticar irregularidades, não prestar contas, ou não administrar convenientemente o condomínio.
[2] Art. 1.350 CC.Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regimento interno.